Cómo se Hace un Informe – Paso a paso y Guía completa

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¿Cómo se Hace un Informe?

Los informes generalmente implican la presentación de una investigación y el análisis de información de de un tema, la recomendación de acciones,  la realización de propuestas, pero también el reporte como ejecutivo o directivo de la actividad llevada a cabo en un departamento de una empresa o la empresa misma. 

Existen muchos tipos diferentes de informes, incluyendo informes comerciales, científicos y de investigación, pero los aspectos básicos para escribirlos son generalmente,  los mismos. Los cuales se describen a continuación y dan una orientación amplia para lograr un informe completo que pueda satisfacer las expectativas que se requieren en cada campo.  

Conoce aquí como se hace

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1. Decidir los términos de referencia

Para decidir los términos de referencia del informe, se deben seguir y leer las instrucciones y cualquier otra información que se le haya dado sobre el mismo, y pensar  en el propósito de este documento, el tema del informe, los que se necesita, la razón para la necesidad, la condición de la necesidad de hacerlo, la persona, institución o empresa a la que va dirigido. Estos aspectos ayudan a redactar los términos de referencia. 

2. Decidir el procedimiento

Esto significa planear la investigación  y la estructura que va a tener el informe. Tomando en consideración, la información que se necesita, las lecturas de soporte y de fondo que se deben hacer los artículos y documentos de base, los contactos con la biblioteca que ayuden a aportar información y basamento teórico. 

También es necesario conocer las metodologías, entrevistas, recolección de datos que se necesiten así como su registro, y la forma como se llevará a cabo la actividad de escritura.  Responder a estos aspectos, ayuda a redactar la sección de procedimiento del informe, que describe los pasos que se han dado para llevar a cabo la investigación, o la actividad durante un tiempo determinado.

3. Encontrar la información

El siguiente paso es encontrar la información que se necesita para el informe. Para ello,  puede que se tenga que leer material escrito, observar a las personas o actividades, y/o hablar con la gente. Es necesario asegúrarse de que la información que se encuentre sea relevante y apropiada. Revisando los requisitos y directrices de evaluación y el programa de calificación para asegurarse de que se va por buen camino. Si no se está seguro es necesario ponerse  en contacto con el profesorado o los directivos de empresa, o jefes para aclarar dudas. Lo que se haya descubierto o conseguido será la base, o el cuerpo principal, del  informe, es decir los productos o los hallazgos.

Si se necesita encontrar más información de respaldo, se debe acudir a la Investigación y lectura como también estar seguro de que se están siguiendo los pasos correctos en la escritura del documento. 

Cómo se Hace un Informe

4. Decidir la estructura

Los informes suelen tener una estructura similar, pero algunos detalles pueden diferir. La forma en que difieren suele depender del tipo de informe, es decir si se trata de un informe de investigación, de laboratorio, de negocios, como también de la formalidad. También dependen de la  longitud del informe. 

Generalmente, dependiendo del tipo lleva los siguientes elementos: Una página de título, el  resumen, el contenido, la introducción, los términos de referencia, el procedimiento, los hallazgos, las conclusiones, recomendaciones, bibliografía, y anexos o apéndices. Las secciones de un informe deben tener títulos y subtítulos, que además casi siempre van numerados

5. Redactar la primera parte de su informe

Una vez que se  tenga la  estructura, se deben escribir los encabezados y comenzar a completar  con la información que se ha reunido hasta el momento. A estas alturas ya debería poder redactar el mandato, el procedimiento y las conclusiones, y empezar a trabajar en lo que irá en el apéndice del informe.

Los hallazgos son el resultado de la lectura, las observaciones, las entrevistas e investigación. Forman la base del informe. Dependiendo del tipo de informe que se esté escribiendo, se pueden también desee incluir fotos, tablas o gráficos para que el informe sea más legible y/o más fácil de seguir.

Mientra se  escribe el borrador se debe decidir la información que irá en el apéndice, que complementa el cuerpo de información del informe. Por ejemplo, folletos, hojas de cálculo o tablas grandes.

6. Analizar los resultados y sacar conclusiones

En la conclusión es donde se coloca el análisis de los hallazgos y se interpreta lo que se ha encontrado. Para ello, es muy importante leer los  hallazgos y colocar en esta parte lo que se ha encontrado, el significado e importancia de los hallazgos, lo que sugieren los mismos. 

Por ejemplo, la conclusión puede describir  la información de lo que se ha recogido explicando la razón por la que se produjo la situación, lo que esto significa para la organización y lo que sucederá si la situación continúa. No se debe incluir ninguna información nueva en la conclusión que no esté antes planteada en el cuerpo del informe y en el análisis de los resultados. 

7. Hacer recomendaciones

Las recomendaciones son lo que el investigador o ejecutivo cree que es la solución al problema y/o lo que cree que debería pasar a continuación. Para ayudarse a decidir sobre lo que se debe  recomendar se aconseja volver a leer los hallazgos y conclusiones. Se debe también pensar en lo que quiere  la persona que solicitó el informe que se haga, las acciones que se deben llevar a cabo, comprobando que las  recomendaciones son prácticas y se basan lógicamente en las conclusiones.

Asegurarse además  de incluir suficientes detalles para que el lector sepa lo que debe hacer y los actores que  deben ejecutar las acciones recomendadas. Igualmente, las recomendaciones deben ser escritas como una lista numerada, y ordenadas de más a menos importantes.

8. Redactar el resumen ejecutivo y el índice

Todos los informes requieren un resumen  y/o una lista de contenidos (índice). Aunque estas dos secciones se acercan al principio del informe, no se podrán hacer hasta haber terminado, y tener la estructura y recomendaciones finalizadas. Un resumen ejecutivo suele tener unas 100 palabras, en las que se les dice a los lectores de qué trata el informe, los resultados, conclusiones  y se resumen las recomendaciones.

9. Compilar una lista de referencias

Esta es una lista de todas las fuentes  que se ha referido en el informe y se utiliza la referencia de varias normas entre ellas y dependiendo del campo, las normas de la APA.

10. Revisar el borrador del informe

Siempre es muy  importante revisar el trabajo. El informe se debe revisar en aspectos que incluyen si se ha hecho lo le fue ordenado que hiciera. Además se revisa la pregunta de la asignación, las instrucciones/guías y el calendario de marcado para asegurarse de que se han cumplido e incluido las actividades y resultados que se han encontrado. Revisar también las secciones requeridas para verificar que estén incluidas, y están en el orden correcto. 

La  información colocada en el informe debe ser  precisa, sin lagunas con un argumento lógico. Igualmente, la información que se presenta debe apoyar las conclusiones y recomendaciones.  Los términos, símbolos y abreviaturas utilizados, se debe verificar que  hayan sido explicados. Igualmente, se debe comprobar que  todos los diagramas, tablas, gráficos e ilustraciones están numerados y etiquetados.

El formato del informe debe ser el correcto, incluida su numeración, los encabezamientos, así como todos los aspectos deben ser coherentes en todo el informe.

También se debe revisar que el  informe se lee bien, y que su escritura es clara y efectiva tanto como sea posible. Igualmente, es posible que se tenga que preparar varios borradores antes de llegar a una versión  satisfactoria. Si es posible, es aconsejable pedir  a otras personas que revisen  informe.

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