Cómo se Hace un Proyecto – Explicación, Guía y Paso a Paso

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¿Cómo se Hace un Proyecto?

La palabra proyecto proviene del latín projectio ‘acción de echar adelante o llevar a termino, significa hacer que una cosa vaya a parar a determinado lugar. El proceso se utilizó primero en el campo de las ciencias exactas, aplicando los pasos del método científico para resolver un problema de investigación. 

Luego se constituyeron los denominados proyectos de investigación que llevan los siguientes pasos: Titulo del proyecto, objetivos, antecedentes del problema de investigación, metodología para el desarrollo del proyecto, cronograma de actividades, entre otros pasos. 

Conoce aquí los paso a paso de como se hace

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Posteriormente,  pasó a las ciencias aplicadas, donde ya casi todos los campos utilizan proyectos para llevar adelante desarrollos específicos y actividades. 

¿Cómo se Hace un Proyecto?

La comprensión correcta de la definición y las características clave del proyecto es de gran importancia. Cualquier proyecto no es sólo una forma de hacer algo, sino que es una oportunidad de lograr algún resultado deseado mediante la aplicación de un conjunto de procesos sistemáticos, como por ejemplo, la creación de un producto, el intercambio de conocimientos, entre otros.

Una persona u organización que participe en proyectos debe comprender cómo resolver la complejidad de los problemas mediante la creación de proyectos. Por ello, dependiendo del campo, todo proyecto debe tener un título, y el mismo debe reflejar lo que se hará más adelante en el mismo. 

Dado que, un proyecto es un intento o esfuerzo temporal, único y progresivo realizado para producir algún tipo de resultado tangible o intangible (un producto, servicio, beneficio, ventaja competitiva, entre otros). Suele incluir un conjunto de procesos, pasos y tareas interrelacionadas que se planifican para su ejecución durante un período de tiempo determinado y dentro de ciertos requisitos y limitaciones como el costo, la calidad, el rendimiento,  y otros aspectos. 

Cómo se Hace un Proyecto

Características principales de un proyecto

a. La Temporalidad 

Esta característica clave significa que cada proyecto tiene un comienzo y un final finitos. El comienzo es el momento en que se inicia el proyecto y se desarrolla el concepto. El final se alcanza cuando se han cumplido todos los objetivos del proyecto o no se cumplen por lo que, el proyecto no puede completarse, entonces se termina.

b. Los Entregable(s) único(s)

Cualquier proyecto tiene como objetivo producir algún entregable(s) que puede ser un producto, un servicio y algún otro resultado. Los entregables deben abordar un problema y necesidad analizada antes de que comience el proyecto.

c. La Elaboración Progresiva 

Con el progreso de un proyecto, se dispone de una investigación y mejora continuas, todo ello permite producir planes más precisos y completos. Esta característica clave significa que las sucesivas reiteracciones de los procesos de planificación dan como resultado el desarrollo de soluciones más eficaces para el progreso y el desarrollo de los proyectos.

Además de las características enumeradas, un proyecto convencional tiene un propósito, es lógico, estructurado, debido a que tiene interdependencia entre los procesos, pasos y tareas, se puede crear un conflicto de intereses al tratar de resolver un problema, puede estar limitado por los recursos disponibles, y puede conllevar elementos de riesgo. 

La gestión de proyectos es el arte de planificar, controlar y ejecutar un proyecto de manera que se asegure el éxito del resultado deseado. Se utiliza ampliamente en las organizaciones como un conjunto de instrumentos para la consecución de metas y objetivos estratégicos.

Las principales ventajas de utilizar la gestión de proyectos en el entorno comercial de una empresa pueden describirse como:

-Acelerar la mejora y el fortalecimiento de la gestión de la empresa mediante la aplicación de las ideas de la gestión participativa. Los proyectos ayudan a involucrar a los empleados en la toma de decisiones.

-Adoptar un enfoque de ingeniería de sistemas que ayude a hacer frente a los riesgos de manera eficaz.

-Realizar cambios específicos que estén vinculados a las estrategias de la empresa.

Las cinco fases de un proyecto

seguidamente se presentan las etapas o fases que lleva un proyecto: 

1. La Concepción e iniciación

Durante esta fase se reitera la propuesta de proyecto o el caso de negocio. También es el momento de completar los detalles de cómo se va a cumplir con el proyecto y satisfacer las demandas de las partes interesadas.

2. La Definición y planificación 

Las partes del proyecto se definen teniendo en cuenta el alcance. La priorización de las tareas comienza con la enumeración de cada una de ellas en orden de importancia para el proyecto. Se establecen estimaciones presupuestarias y se crea un calendario para que todos los miembros del equipo conozcan los recursos y el tiempo disponibles para el trabajo.

3. El Lanzamiento

Comienza la asignación de tareas y recursos. Se notifica a los miembros del equipo las responsabilidades. El trabajo realmente comienza aquí, pero el plan siempre está cerca para referencia para asegurar que las cosas se mantengan en el camino. Cambiar y ajustar los planes durante un proyecto es parte del proceso, así que es genial tener el plan cerca.

4. El Rendimiento y control 

Esta es la parte de control del plan del proyecto.  Las actualizaciones del estado del equipo se evalúan para asegurar que el progreso del proyecto está alineado con las predicciones hechas desde el principio. La reasignación de recursos se realiza, si es necesario, para mantener el proyecto en el camino correcto, tomando como referencia el plan como guía. El uso de tableros en tiempo real permite seguir fácilmente el progreso del proyecto y mantener una imagen precisa.

5. El Cierre del proyecto

Para cumplir esta etapa, se debe asegurar la aprobación del cliente del trabajo, producto o resultados terminados y presentados,  esto incluye obtener la aprobación de todos los interesados que participan en el proyecto. La entrega de los pagos a los contratistas, proveedores y miembros del equipo del proyecto tiene que ocurrir antes del cierre. En general, el cierre es sobre los deberes cumplidos y los productos obtenidos. Se trata de presentar los resultados, para llevar las cosas a una conclusión positiva.

Crear el plan  del proyecto

Los planes del proyecto no se crean sólo para ser una visión general de alto nivel de cómo podría desarrollarse el proyecto. En el mejor de los casos, son un reflejo de cómo se desarrolla realmente el proyecto. Se tienen en este sentido, cuatro pasos para ayudar a asegurar que el  plan del proyecto se desarrolle como se espera.

Crear listas de tareas 

La lista de tareas detalla los pasos para cada acción a lo largo del proyecto. Luego, se debe priorizar esta lista para asignar eficazmente los miembros del equipo y los recursos. Las tareas varían en cuanto a lo esenciales que son para el proyecto. A medida que se prioricen las tareas, es probable que se encuentren algunas que puedan ser sacrificadas completamente para aumentar la eficiencia.

Establecer la duración

Una vez que las tareas han sido compiladas y priorizadas, el siguiente paso es establecer cuánto tiempo tomará el desarrollo del proyecto. La duración de las tareas. Por ello, es importante utilizar todas las herramientas disponibles, incluyendo las experiencias pasadas, para hacer la mejor estimación posible.

Describir las dependencias 

No todas las tareas son iguales. Algunas son tareas dependientes, es decir que no pueden iniciarse hasta que se haya completado otra tarea. Al elaborar el plan de proyecto, es importante identificar estas tareas dependientes desde el principio. Las tareas dependientes pueden descarrilar un plan de proyecto si demasiados miembros del equipo están esperando su finalización. Es vital anotar las tareas dependientes en el plan de proyecto para que puedan ser vinculadas. Esta vinculación muestra a los miembros del equipo la importancia de que una tarea se complete antes de que otra pueda iniciarse.

Elaborar un plan de recursos 

Completar las tareas a tiempo requiere el desarrollo de un plan de recursos. Este es el último paso de transición entre las etapas del proyecto. Los recursos, en este contexto, incluyen todo, desde los miembros del equipo, hasta el equipo de oficina, y el software que se utilizará para planificar y ejecutar el proyecto. Es importante identificar todos los recursos para que puedan ser administrados de manera efectiva.

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